Fiche de registre de l’activité 1
Objectifs poursuivis
Objet du traitement de données personnelles et ses fonctionnalités.
• Création du dossier social : identité, vie de famille, budget, logement, …
• Suivi social et traitement des demandes : vie personnelle et vie professionnelle, constitutions dedossiers administratifs, écrits sociaux, …
Catégories de personnes concernées
Les différents types de personnes dont vous collectez ou utilisez les données.
1. UTILISATEURS DE LA PRESTATION DE SERVICE SOCIAL DU TRAVAIL
2. MEMBRES DE LA FAMILLE DES UTILISATEURS
Catégories de données collectées
Etat-civil, identité, données d'identification, (nom, prénom, adresse, courriel, numéro de téléphone, date et lieu de naissance, etc.)
Vie personnelle (situation familiale, situation budgétaire …)
Vie professionnelle (situation professionnelles, scolarité, formation, distinctions, diplômes, etc.)
Données de connexion (identifiant, mot de passe, …)
Des données sensibles sont-elles traitées ?
La collecte de certaines données, particulièrement sensibles, est strictement encadrée par le RGPD et requiertune vigilance particulière. Il s’agit des données révélant l'origine prétendument raciale ou ethnique, les opinionspolitiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l'appartenance syndicale des personnes, desdonnées génétiques et biométriques, des données concernant la santé, la vie sexuelle ou l’orientation sexuelledes personnes, des données relatives aux condamnations pénales ou aux infractions, ainsi que du numérod'identification national unique (NIR ou numéro de sécurité sociale).
Si oui, lesquelles ? : Données concernant la santé, Numéro de sécurité social.
Durées de conservation des catégories de données
Autre durée :
Les données sont conservées 2 ans après la fin de l’accompagnement des personnes bénéficiaires. Et 5 anslorsque des aides financières de l’entreprise ont été accordées. Pour répondre aux obligations légales(contrôle URSSAF, Fiscal…).
Mesures de sécurité
Décrivez les mesures de sécurité organisationnelles et techniques prévues pour préserver la confidentialitédes données.
Contrôle d'accès des utilisateurs
Les données personnelles des salariées sont conservées dans des armoires fermées à clefs, dontl’Assistante sociale du travail a la responsabilité.Les données dématérialisées sont quant à elles stockées sur un serveur sécurisé ou dans unordinateur ou sur une clé USB dont l’accès est codé.
Mesures de traçabilité
Le sous-traitant en charge de la maintenance du réseau peut le cas échéant transmettre lesdifférentes traces de connexion et d’activité.
Mesures de protection des logiciels (antivirus, mises à jour et correctifs de sécurité, tests,etc.)
Les logiciels du réseau sont cryptés et ont été mise à niveau par le prestataire afin de répondre auxnormes de protection RGPD.
Les outils informatiques sont tous protégées par des anti-virus – Les données sensibles font l’objetd’un cryptage supplémentaire. (Excel, Word)
Sauvegarde des données
Les données sont sauvegardées sur le serveur, l’ordinateur ou une clé USB dont l’accès est codé.
Contrôle des sous-traitants : Demande de K-Bis et attestation sur l’honneur qu’ils respectentleurs obligations, Légales et Fiscales, et qu’ils ont mis en place leur dispositif en matière RGPD.
Certificat HDS IBM CLOUD PARIS à jour, Executive report-ACSIE, Performance report-ACSIE, Méthodede gestion de Projet, Note interne salarié en poste, Notification de violations de données ACSIE, Planassurance Sécurité, Plan de Continuité des activités, Plan de Reversibilité des données, Politique deprotection des données site ACSIE, Politique de sécurité de l’information ACSIE, Procédure deGestion des incidents, Procédure traitement des violations de données, registre traitemnet simplifiéACSIE.
Autres mesures :
Néant